Achtergrond
Borging van het kwaliteitssysteem is van belang voor de uitvoer van goede en veilige huisartsenzorg. De protocollen en werkafspraken in onze praktijk zijn een belangrijke pijler waarop het kwaliteitssysteem rust. Regelmatige beoordeling van de protocollen is daarbij noodzakelijk. Het oude kwaliteitssysteem was vooral gebaseerd op het handelen naar aanleiding van (kleine) incidenten of onregelmatigheden op de werkvloer. Een meer systematische aanpak en formalisering van de afspraken zijn gewenst.
Doel van protocol
Formaliseren van de afspraken / borging van het kwaliteitssysteem.
Werkinstructie
Actualisatie van protocollen vindt op twee manieren plaats: “incident-gekoppeld” en “niet-incident-gekoppeld”.
“incident-gekoppeld”
Bij VIM meldingen of klachten van patiënten wordt standaard gevraagd of een protocol beschikbaar is. Indien dat zo is, dan wordt bekeken of het protocol nog up-to-date is. Indien nodig worden aanpassingen gemaakt en wordt het (aangepaste) protocol onder de aandacht gebracht van alle medewerkers. Na 6 maanden wordt geëvalueerd of aanpassingen inderdaad zijn doorgevoerd. Die evaluatie geldt dan als datum van revisie.
“niet-incident-gekoppeld”.
Protocollen worden overzichtelijk gerubriceerd met vermelding van de laatste revisiedatum.
Administratieve protocollen worden 5 jaarlijks beoordeeld of zij nog functioneel/ up-to-date zijn.
Medisch inhoudelijke protocollen worden 3 jaarlijks beoordeeld. Daarnaast worden in elk algemeen overleg 1 of 2 protocollen besproken. Dit protocol kan op verzoek van medewerkers zijn, of omdat een protocol herzien is. Een van de medewerkers bereidt dit voor en bespreekt dit kort en bondig in het praktijkoverleg, waarop anderen kunnen reageren. Eventuele aanpassingen worden verwerkt.
Bij het verschijnen van nieuwe richtlijnen wordt door de huisartsen gekeken of aanwezige protocollen moeten worden aangepast, of een nieuw protocol moet worden gemaakt.
Nieuwe protocollen worden na vaststelling aan alle medewerkers verstuurd en eveneens op de wiki geplaatst. Petra houdt in de gaten wanneer een protocol weer herzien moet worden.
Verbeterplannen worden gebruikt om het kwaliteitssysteem te borgen en naar een hoger niveau te tillen. Deze verbeterplannen zijn opgenomen in het jaarverslag en beleidsplan. Eindverantwoordelijke voor de voortgang hiervan is bovengenoemde. In de projectoverleggen vindt de evaluatie structureel plaats.
Achtergrond
Borging van het kwaliteitssysteem is van belang voor de uitvoer van goede en veilige huisartsenzorg. De protocollen en werkafspraken in onze praktijk zijn een belangrijke pijler waarop het kwaliteitssysteem rust. Regelmatige beoordeling van de protocollen is daarbij noodzakelijk. Het oude kwaliteitssysteem was vooral gebaseerd op het handelen naar aanleiding van (kleine) incidenten of onregelmatigheden op de werkvloer. Een meer systematische aanpak en formalisering van de afspraken zijn gewenst.
Doel van protocol
Formaliseren van de afspraken / borging van het kwaliteitssysteem.
Werkinstructie
Actualisatie van protocollen vindt op twee manieren plaats: “incident-gekoppeld” en “niet-incident-gekoppeld”.
“incident-gekoppeld”
Bij VIM meldingen of klachten van patiënten wordt standaard gevraagd of een protocol beschikbaar is. Indien dat zo is, dan wordt bekeken of het protocol nog up-to-date is. Indien nodig worden aanpassingen gemaakt en wordt het (aangepaste) protocol onder de aandacht gebracht van alle medewerkers. Na 6 maanden wordt geëvalueerd of aanpassingen inderdaad zijn doorgevoerd. Die evaluatie geldt dan als datum van revisie.
“niet-incident-gekoppeld”.
Protocollen worden overzichtelijk gerubriceerd met vermelding van de laatste revisiedatum.
Administratieve protocollen worden 5 jaarlijks beoordeeld of zij nog functioneel/ up-to-date zijn.
Medisch inhoudelijke protocollen worden 3 jaarlijks beoordeeld. Daarnaast worden in elk algemeen overleg 1 of 2 protocollen besproken. Dit protocol kan op verzoek van medewerkers zijn, of omdat een protocol herzien is. Een van de medewerkers bereidt dit voor en bespreekt dit kort en bondig in het praktijkoverleg, waarop anderen kunnen reageren. Eventuele aanpassingen worden verwerkt.
Bij het verschijnen van nieuwe richtlijnen wordt door de huisartsen gekeken of aanwezige protocollen moeten worden aangepast, of een nieuw protocol moet worden gemaakt.
Nieuwe protocollen worden na vaststelling aan alle medewerkers verstuurd en eveneens op de wiki geplaatst. Petra houdt in de gaten wanneer een protocol weer herzien moet worden.
Verbeterplannen worden gebruikt om het kwaliteitssysteem te borgen en naar een hoger niveau te tillen. Deze verbeterplannen zijn opgenomen in het jaarverslag en beleidsplan. Eindverantwoordelijke voor de voortgang hiervan is bovengenoemde. In de projectoverleggen vindt de evaluatie structureel plaats.